¿Cuáles son las Tareas más Difíciles al Organizar un Evento?

Hay un par de tareas que resultan ser las más complejas y las que más tiempo te llevan a la hora de organizar un evento. La mayoría de los organizadores coincide en que las mismas están relacionadas a la búsqueda de oradores, las bases de datos, la difusión del evento, las consultas de los participantes (o posibles participantes) y los certificados de asistencia.

Resumen.

Como verán, en cada etapa del desarrollo de un evento, figuran las tareas mencionadas anteriormente. Veamos que podemos hacer para que estos pasos no te detengan y puedas lograr tu propósito en tiempo y forma.

  • Contactar y negociar con oradores

Generalmente conseguir buenos oradores para un evento demora un tiempo. Te aconsejamos primero definir bien el perfil buscado, de acuerdo al contenido del evento y los objetivos del mismo, para luego comenzar la búsqueda.

Comienza a analizar tus contactos, a preguntar a amigos o conocidos, a relacionarte en el ambiente en donde podrás conseguir a personas con este perfil. ¡Debes moverte!

Muchas veces oradores de eventos anteriores recomiendan a otras personas, de esta manera es más fácil comenzar el trato y la negociación. 

  • Gestionar las bases de datos

Muchas veces tienes diversas bases de datos y resulta imposible manejarlas. Debes saber que hayherramientas para gestionar los datos que resultan óptimas para mantener el orden y realizar envíos de emails efectivos. Por mencionar algunas: MailChimp, Eventioz, entre otras.

Las bases de datos deben segmentarse correctamente y estar actualizadas permanentemente. Muchos organizadores nos piden ayuda porque no saben cómo enviar cierta cantidad de invitaciones o hacer envíos masivos sin ser catalogados de Spam.

  • Difundir el evento

¿Una red social, todas las redes, publicidad gráfica impresa o online?… Miles de dudas se les presentan a los organizadores a la hora de querer promocionar un evento. Pues lo más sencillo será utilizar una herramienta online que permita difundir gratis el evento por todas las redes sociales y enviar invitaciones precisas a tus listas de contactos.

El costo será mínimo y los resultados se visualizarán pronto.

  • Contestar consultas

Muchas veces los asistentes a un evento o los posibles participantes (aquellos que aún no se inscriben o compran su entrada) tienen dudas o consultas sobre el evento en cuestión.

Las personas desean respuestas inmediatas y muchas veces, debido a las tareas que deben enfrentar los organizadores, estos no alcanzan a contestar a tiempo.

Te doy un tip, si utilizas una plataforma online para gestionar tu evento, puedes disponer de un servicio de atención al cliente que responderá las consultas de los participantes relacionadas a los medios de pago, las inscripciones, etc. Es decir, todo lo relacionado al servicio. Un respiro más en tu agenda. 

  • Enviar certificados

El problema que notan los organizadores cuando deben hacer los certificados de un curso o seminario para sus asistentes, es que no suelen encontrar algún modelo hecho que los saque de apuros. Dado esto, te recomiendo descargarte esta plantilla con modelos de certificados.

Y por otro lado, el tema del envío también suele preocuparlos. Personalizarlos uno a uno y enviarlos suele ser un trabajo arduo, que lleva muchas horas (sobre todo en eventos masivos). Muchos nos comentan que han dejado de imprimirlos y de esperar que las personas los retiren ya que se acumulaban y se gastaba papel sin necesidad. ¡Ahora todo es online! Se van enviando a medida que los solicitan.

Fuente: http://blog.eventioz.com/

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