Presupuesto para eventos
Presupuesto para eventos.
Comenzaremos nuestro artículo de hoy conociendo la importancia de realizar un presupuesto para eventos de forma correcta, y la relevancia de este para la ejecución de cualquier evento.
Un presupuesto es la herramienta más segura que posee el organizador para planificar, coordinar y controlar las actividades que conducen al éxito de cualquier evento permitiéndonos alcanzar las metas propuestas.
El presupuesto para eventos nos permite:
– Establecer metas claras
– Centralizar el control mediante la delegación de autoridad y asignación de responsabilidades
– Permite verificar los resultados obtenidos advirtiendo sobre las desviaciones del objetivo propuesto.
– Facilita el control administrativo de los recursos.
– Muestra los requerimientos, controla los inventarios y los costos de producción.
Los presupuestos no son rígidos, por el contrario una de sus ventajas, es que nos permite ajustar las desviaciones para poder alcanzar las metas previstas. Nos permite controlar los recursos con los que contamos y evitar el desperdicio.
La planificación presupuestaria se basa en estimados, sin embargo estas estimaciones debe acercarse lo más posible a la realidad. De igual forma, la utilidad podrá determinarse, realizando una proyección de las ventas mínimas requeridas para alcanzar la rentabilidad esperada.
Para la realización de un evento, es importante determinar cuales serán los elementos a utilizar, el recurso humano, la locación, entre otros, y es en el presupuesto donde los organizadores nos apoyamos para completar de manera tangible esta fase de la organización de nuestro evento (pre-evento).
Elementos a considerar en el presupuesto para eventos
Otro elemento a considerar al momento de comenzar a desarrollar el presupuesto para eventos, y que representa un factor determinante, es la incertidumbre de la asistencia de los invitados al evento. El número de asistentes, puede afectar directamente el éxito del evento; si el número de invitados es menor al presupuestado, si esto no se corrige:
- Las cantidades calculadas excederán y estaremos frente a un desperdicio de los recursos existentes.
- Si los invitados excedieran lo estimado, estaríamos en un evento donde los recursos resultaran insuficientes.
- En ambos casos, estaríamos haciendo un uso inapropiado de nuestro presupuesto.
- Resultara difícil lograr las mestas establecidas.
Para corregir este riesgo, es necesario controlar o asegurar con un margen mínimo de error, el número de asistente a nuestro evento. Para ello debemos implementar controles de confirmación tales como: RSVP, llamadas directas a nuestros invitados, entre otros métodos de confirmación.
Otro de los aspectos a considerar, es la variedad de elementos a colocar, en lo que se refiere a los alimentos y las bebidas. La variedad dependerá de muchos factores:
- El tipo de invitado o público a recibir en el evento.
- Si es una fiesta infantil, los alimentos y bebidas a colocar deben ser apropiados para la fácil manipulación de los comensales.
- El tipo de evento; cada evento deberá colocar los alimentos y las bebidas que se correspondan con el cumplimiento de los objetivos del mismo.
- Considerar la capacidad de inversión disponible para cada evento, para ello siempre recomiendo, aprovechar todos los recursos con que se dispongan en la región donde se realizará el evento, las costumbres y tradiciones, así como los alimentos y las bebidas.
sala de presupuesto para eventos
Claridad total con nuestros clientes
Nuestro cliente tiene siempre que saber con exactitud lo que compra, las cantidades, los sabores, los tamaños, los precios y lo que recibe. El cliente siente incertidumbre, por que desconoce la fórmula que le permita brindar lo que el invitado requiere y cuanto le costará.
El presupuesto le permite al organizador, de manera transparente, mostrar contablemente cuanto se requiere y cuanto se ha de invertir para lograr lo esperado. Debemos mostrar el presupuesto a nuestro cliente y explicarle cuanto le costará el servicio completo. Colocar dentro del mismo nuestros honorarios y evitar el recargo o sobre precio de los productos y servicios.
Las cantidades que se ofrecen a los clientes deben ser las justas, se debe evitar el ofrecimiento de cantidades mayores a las requeridas, solo por vender más al cliente. Las cantidades dependen de varios factores; uno de ellos, es la variedad de servicios, si se posee diversidad de alimentos y bebidas.
Si el evento cuenta con pastel, es apropiado hacer una reducción en la mesa de los dulces. Si por el contrario solo cuentas con solo el servicio de mesa de dulces, se debe aumentar la cantidad.
Es recomendable crear un maestro de proveedores y mantener la lista de precios actualizada siempre. Si la elaboración de algunos alimentos será realizada por ustedes mismos, no olviden manejarlo como un producto separado, sacando el costo y su ganancia, para asignarle un precio para posteriormente mostrarlo al cliente.
El presupuesto contiene costos fijos; aquellos que no dependen de la cantidad de asistentes o invitados y que deben ser ejecutados obligatoriamente.
Los costos variables; dependerán de la cantidad de asistentes al evento, permitiendo jugar con algunos elementos para reducir costos.
El presupuesto general permite calcular el costo por persona del evento. De esta forma, podemos realizar ajustes de reducción de nuestro presupuesto con nuestros costos variables.
El presupuesto es una herramienta de gran utilidad y obligatoria para conseguir el éxito en la organización de eventos y para los Organizadores y Wedding Planner. En una próxima oportunidad estaremos ampliando este tema tan interesante.
2. Decora tu evento con material reciclable que puedes ir guardando poco a poco, desde el inicio de tu planificación. puedes encontrar muchas ideas en portales especializados de Internet.
