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Presupuesto para eventos

Presupuesto para eventos.

Comenzaremos nuestro artículo de hoy conociendo la importancia de realizar un presupuesto para eventos de forma correcta, y la relevancia de este para la ejecución de cualquier evento.

Un presupuesto es la herramienta más segura que posee el organizador para planificar, coordinar y controlar las actividades que conducen al éxito de cualquier evento permitiéndonos alcanzar las metas propuestas.

El presupuesto para eventos nos permite:

– Establecer metas claras
– Centralizar el control mediante la delegación de autoridad y asignación de responsabilidades
– Permite verificar los resultados obtenidos advirtiendo sobre las desviaciones del objetivo propuesto.
– Facilita el control administrativo de los recursos.
– Muestra los requerimientos, controla los inventarios y los costos de producción.

Los presupuestos no son rígidos, por el contrario una de sus ventajas, es que nos permite ajustar las desviaciones para poder alcanzar las metas previstas. Nos permite controlar los recursos con los que contamos y evitar el desperdicio.

La planificación presupuestaria se basa en estimados, sin embargo estas estimaciones debe acercarse lo más posible a la realidad. De igual forma, la utilidad podrá determinarse, realizando una proyección de las ventas mínimas requeridas para alcanzar la rentabilidad esperada.

Para la realización de un evento, es importante determinar cuales serán los elementos a utilizar, el recurso humano, la locación, entre otros, y es en el presupuesto donde los organizadores nos apoyamos para completar de manera tangible esta fase de la organización de nuestro evento (pre-evento).

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Elementos a considerar en el presupuesto para eventos

Otro elemento a considerar al momento de comenzar a desarrollar el presupuesto para eventos, y que representa un factor determinante, es la incertidumbre de la asistencia de los invitados al evento. El número de asistentes, puede afectar directamente el éxito del evento; si el número de invitados es menor al presupuestado, si esto no se corrige:

  • Las cantidades calculadas excederán y estaremos frente a un desperdicio de los recursos existentes.
  • Si los invitados excedieran lo estimado, estaríamos en un evento donde los recursos resultaran insuficientes.
  • En ambos casos, estaríamos haciendo un uso inapropiado de nuestro presupuesto.
  • Resultara difícil lograr las mestas establecidas.

Para corregir este riesgo, es necesario controlar o asegurar con un margen mínimo de error, el número de asistente a nuestro evento. Para ello debemos implementar controles de confirmación tales como: RSVP, llamadas directas a nuestros invitados, entre otros métodos de confirmación.

Otro de los aspectos a considerar, es la variedad de elementos a colocar, en lo que se refiere a los alimentos y las bebidas. La variedad dependerá de muchos factores:

  1. El tipo de invitado o público a recibir en el evento.
  2. Si es una fiesta infantil, los alimentos y bebidas a colocar deben ser apropiados para la fácil manipulación de los comensales.
  3. El tipo de evento; cada evento deberá colocar los alimentos y las bebidas que se correspondan con el cumplimiento de los objetivos del mismo.
  4. Considerar la capacidad de inversión disponible para cada evento, para ello siempre recomiendo, aprovechar todos los recursos con que se dispongan en la región donde se realizará el evento, las costumbres y tradiciones, así como los alimentos y las bebidas. 

sala de presupuesto para eventos

sala de presupuesto para eventos

Claridad total con nuestros clientes

Nuestro cliente tiene siempre que saber con exactitud lo que compra, las cantidades, los sabores, los tamaños, los precios y lo que recibe. El cliente siente incertidumbre, por que desconoce la fórmula que le permita brindar lo que el invitado requiere y cuanto le costará.

El presupuesto le permite al organizador, de manera transparente, mostrar contablemente cuanto se requiere y cuanto se ha de invertir para lograr lo esperado. Debemos mostrar el presupuesto a nuestro cliente y explicarle cuanto le costará el servicio completo. Colocar dentro del mismo nuestros honorarios y evitar el recargo o sobre precio de los productos y servicios.

Las cantidades que se ofrecen a los clientes deben ser las justas, se debe evitar el ofrecimiento de cantidades mayores a las requeridas, solo por vender más al cliente. Las cantidades dependen de varios factores; uno de ellos, es la variedad de servicios, si se posee diversidad de alimentos y bebidas.

Si el evento cuenta con pastel, es apropiado hacer una reducción en la mesa de los dulces. Si por el contrario solo cuentas con solo el servicio de mesa de dulces, se debe aumentar la cantidad.

Es recomendable crear un maestro de proveedores y mantener la lista de precios actualizada siempre. Si la elaboración de algunos alimentos será realizada por ustedes mismos, no olviden manejarlo como un producto separado, sacando el costo y su ganancia, para asignarle un precio para posteriormente mostrarlo al cliente.

El presupuesto contiene costos fijos; aquellos que no dependen de la cantidad de asistentes o invitados y que deben ser ejecutados obligatoriamente.
Los costos variables; dependerán de la cantidad de asistentes al evento, permitiendo jugar con algunos elementos para reducir costos.

El presupuesto general permite calcular el costo por persona del evento. De esta forma, podemos realizar ajustes de reducción de nuestro presupuesto con nuestros costos variables.

El presupuesto es una herramienta de gran utilidad y obligatoria para conseguir el éxito en la organización de eventos y para los Organizadores y Wedding Planner. En una próxima oportunidad estaremos ampliando este tema tan interesante.

 

5 Tips para organizar un evento en tiempos difíciles.

 

 

 

  1. Organiza tu evento con suficiente tiempo de anticipación: Durante este tiempo puedes comprar algunos materiales para aprovechar el precio actual.  2. Decora tu evento con material reciclable que puedes ir guardando poco a poco, desde el inicio de tu planificación. puedes encontrar muchas ideas en portales especializados de Internet.

 

3. Realiza tu evento con un grupo reducido de personas. Asegúrate de la asistencia de los invitados, utilizando las siglas de confirmación. Recuerda que si los invitados no confirman dentro de las 48 horas siguientes, debes llamar para confirmar.

4. En cuanto a los alimentos y bebidas que servirás en tu evento, te recomiendo aprovechar las frutas, verduras y hortalizas propias de la época y de la región. Se creativo e incorpora elementos gastronómicos típicos de la región de bajo costo, (cepillao, dulces, entre otros) esto le dará un toque especial a tu evento.

5. Incorpora a tu evento elementos decorativos o actividades donde tus invitados se diviertan e interactúen. Invítalos a participar y sentirse parte del evento, indaga que le gustaría hacer o sobre sus expectativas.

Telas para vestidos de novias.

Conoce los tipos de telas para vestidos de novias

Si bien no serás la modista del vestido de la novia cuando eres la Wedding Planner, resulta importante conocer los tipos de tejidos básicos o comunes para su confección. La selección de las telas para vestidos de novias deberá adaptarse al clima y al estilo del evento en que se llevará, para acentuar los atributos de la novia.

Charmousse de seda: Es una tela muy elegante, con mucha caída, ideal para resaltar la silueta de la novia. Es suave muy parecido al chiffon pero mucho más pesado.

 

Chiffon de seda: Tejido muy suave y casi transparente sin brillo comúnmente es usado en capas. Se recomienda su uso para climas cálidos.

 

Encaje: Es una tela con diseños establecidos asimétricamente. Utilizada con otra tela de fondo en vestidos clásicos  con cualquier estilo. Los tres tipos de encaje más usados son el Chantilly el más suave, alencon un poco más fuerte y el guipur, que generalmente se encuentra bordado.

 

Georgette: Tela pesada usada para los drapeados o adornos.

Mikado de seda: Es una mezcla de sedas, por ello tiene buen peso y textura.

Organza de seda: Se caracteriza por ser una tela liviana  semitransparente, ideal para combinarla con otros tipos de tela más fuertes o que sirvan como base. Es apropiada para los climas cálidos.

 

Satin: Su característica principal es su brillantez, es una tela pesada que se adapta con caída al cuerpo. No es recomendable para climas cálidos, ya que es una tela que conserva el calor con facilidad.

 

Tafetán de seda: Muy parecida al satén  pero menos pesada, más suave lo que le da mayor movilidad. Se recomienda en vestidos más voluminosos y que son sueltas en el cuerpo. Ideal para elaborar vestidos con plisados  y volantes.

 

Tulle o Tul: Tela con volumen usada para faldas o velos de novias. Es una tela muy fresca y combina con la mayoría de las telas.

 

Etiqueta en el vestir

Al momento de decidir cual será el vestuario apropiado para acudir a un determinado tipo de evento, lo primero que debemos considerar es que solo existe la etiqueta masculina, siendo ésta la que marcará la pauta en lo que debe ser apropiado para la femenina.

La primera norma a considerar es que el tipo de vestimenta, está condicionada por la hora del día en que se celebrará el evento y por la solemnidad del mismo. Conoce más sobre la etiqueta en el vestir masculino.

La etiqueta civil para el hombre son:

Chaqué o Frac: Su origen se remonta al siglo XIX, era utilizado para montar a caballo en la Corte Británica, por esta razón es abierto por la parte de atrás, para que caiga al montar el caballo. Puede ser utilizada durante el día desde la mañana hasta el atardecer hasta las 8 de la noche.  El de color negro es utilizado para eventos de mayor ceremonial. Actualmente, es utilizado para eventos sociales como bodas.

Las principales prendas que lo componen son:

  1. Levita: Es la parte más vistosa y en el caso del frac, lleva faldones separados en su parte delantera y solapas clásicas. Puede ser negro o en tonos grises y no muy común en otros colores.
  2. Camisa: Blanca, rígida (bien almidonada), de cuello normal sin botones. Puño doble para gemelos.
  3. Corbata: Gris, preferiblemente de seda y nudo tipo Windsor. Puede ir adornada por un alfiler de corbata con una cabecita de perla.
  4. Chaleco: Gris, de una fila de botones, de corte clásico. Para los entierros deberá ser negro. Para las bodas, blanco, en seda piqué. Aunque actualmente está siendo una moda utilizar otros colores, como el amarillo. También puede ser recto, o cruzado de 3 o más botones.
  5. Pantalón: Gris o negro, listado de finas rayas verticales, y de corte clásico.
  6. Calcetines: Finos de color negro de hilo o seda.
  7. Zapatos: Negros, lisos y de piel, preferiblemente de cordones. Mates o de poco brillo, no de patente.
  8. Sombrero: Aunque ya no es frecuente su utilización, el sombrero será de copa, negro o gris, en pelo o seda brillante.
  9. Guantes: De vestir, de ante u otro piel similar, de color gris. Son poco utilizados.

Otros complementos: el bastón, apenas utilizado; pañuelo, de hilo, de color blanco y liso, o con iniciales grabadas.

El chaqué no admite condecoraciones (puede lucirse alguna miniatura de las mismas). En las bodas, es aconsejable colocarles a los padrinos un color distinto del chaqué  al del novio.

Frac: Se utiliza, generalmente, por la noche y en lugares cerrados.

Es el atuendo de gran gala. Podemos decir que es la indumentaria masculina de máxima etiqueta.

Se utiliza generalmente por la noche y en lugares cerrados. Por delante llega hasta la cintura, y por detrás tiene dos faldones, separados entre si y que llegan a la altura de las rodillas (por su parte posterior).

Las prendas básicas que componen este vestuario son:

  1. Chaqueta: De color negro o azul-negro, en tejido de granito, generalmente. Por delante llega hasta la cintura y por detrás lleva dos faldones caídos. Las solapas en seda, sin brillos, preferiblemente mates.
  2. Camisa: Blanca, de pechera dura o muy almidonada, cuello gaviota con corbatín y puño de doble ojal, para los gemelos.
  3. Chaleco: Ajustado, cruzado o recto de una fila de botones. Para actos Académicos o Religiosos de color negro. Para el resto de actos, blanco, por regla general.
  4. Corbatín o Pajarita: Blanca y hecha de lazo. Evitar las de nudo hecho.
  5. Pantalones: Negros, de corte clásico y lisos, del mismo género que la chaqueta. Cinta lateral o galón de unos 2 cms. de ancho, generalmente en raso.
  6. Calcetines: Negros, de hilo o seda.
  7. Zapatos: Negros, de corte clásico, preferiblemente de cordones y de brillo, tipo patente.
  8. Sombrero: Utilizado para eventos muy especiales y no comunes en el caribe, de copa, negro y en seda mate.
  9. accesorios: Guantes se color gris claro, blancos o color hueso, de gamuza. El pañuelo, blanco y de lino o hilo.

El frac admite todas las medallas y condecoraciones. Cuando deba llevarse una banda, ésta deberá ser colocada por encima del chaleco. Para condiciones climáticas especiales, se puede llevar un abrigo recto largo de corte clásico de color oscuro. Se puede utilizar en actos académicos, recepciones y cenas de gran gala. Para actos académicos y religiosos la corbata  y el chaleco deberán ser de color negro y de color blanco para recepciones y cenas de gran gala.

Esmoquin: El origen se remonta al siglo XIX, y se dice que la utilizaban los caballeros Británicos como indumentaria en eventos sociales, especialmente para fumar, de allí deriva su nombre  Fumar=Smoke  “smoking” y su equivalente en castellano es el esmoquin.

Las prendas básicas que conforman un esmoquin son:

  1. Chaqueta: De color negro, azul oscuro, granate o blanco. Si la chaqueta es cruzada no se debe vestir fajín. Solo se abrocha el botón superior.
  2. Camisa: Blanca o de un color marfil muy claro. Su cuello bajo gaviota y puño doble para los gemelos.
  3. Corbatín o Pajarita: Negra, de seda y de lazo, aunque también se admiten las hechas. También puede ser azul marino dependiendo de la chaqueta que se vista.
  4. Fajín: En seda o raso, a juego con la pajarita. En caso de vestir fajín no se puede llevar chaleco.
  5. Pantalón: Siempre de igual color que la chaqueta, excepto el de verano o media etiqueta (blanco) que se viste con pantalón negro. De corte clásico, y con una cinta de seda lateral.
  6. Calcetines: Finos, de seda o hilo y negros.
  7. Zapatos: Negros de patente con cordones.
  8. Chaleco: De seda o del mismo tejido que el esmoquin.
  9. Accesorios: Blancos o de color hueso o gris. En gamuza o piel. El pañuelo blanco, en hilo o algodón.

La chaqueta blanca solo debería vestirse en verano o primavera, y generalmente en espacios abiertos.

El esmoquin no admite condecoraciones, pero en algún caso de excepción puede admitir únicamente, el botón colocado en el ojal del lado izquierdo. Es utilizado en bailes, fiestas y espectáculos, principalmente.

Traje Oscuro: Es un traje utilizado para ocasiones un poco más informales pero con carácter ejecutivo. La elección del color y tejido va a depender mucho del horario y tipo de evento al que se va a acudir.

Se compone de tres elementos principales: el saco, el pantalón y la corbata. Los colores apropiados son los oscuros. Este tipo de traje es muy versátil, ya que permite mil combinaciones dependiendo del evento al que se asistirá.

La camisa puede ser en colores claros, con variados diseños, casi invisibles. Debe tener doble puño y los cuellos duros con o sin botones.

El saco puede tener dos o tres botones según el corte, pero es importante recordar la norma de la abotonadura: el del centro siempre, el de arriba a veces y el abajo nunca.

Los zapatos, preferiblemente de cordón  y en piel.

Accesorios: Medias finas y preferiblemente del color del pantalón, con el fin de formar un solo bloque. Se admite el uso de botones y corbatas con variados estampados, que combine con los colores del saco y la camisa.

 

El estilo informal dependerá del evento al que se asista, el clima apropiado y el tipo de actividad en que se participará. Estos son algunos elementos fundamentales en la etiqueta en el vestir.

 

El Ella
Español Inglés Español Inglés
Chaqué / Frac Formal (White tie) Vestido de noche

(largo)

Evening dress (long)
Esmoquin Black tie, dinner Jacket (tuxedo) Vestido de noche

(largo o corto)

Evening dress (long or short)
Traje Oscuro Lounge suit Vestido de Cocktel Cocktail dress
Chaqueta y corbata Informal Vestido normal Normal dress
Informal Casual Casual Casual

 

 

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